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Eine der Funktionen der NetCologne Cloud PBX ist die Funktion „Mailbox“, die Ihre Anrufe entgegennimmt, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. Im Folgenden erfahren Sie Details zur Mailbox-Funktion von NetCologne.
Eine Mailbox ist ein automatischer Anrufbeantworter, der Ihre Anrufe entgegennimmt, wenn Sie aktuell nicht erreichbar sind. Sie richten diesen Anrufbeantwortet mit einer Begrüßungsansage ein. Wenn Sie einen Anruf erhalten, den Sie gerade nicht entgegennehmen können, so tut dies die Mailbox für Sie.
Je nach Konfiguration der Mailbox wird diese nach einer bestimmten Zeit aktiv, in der Sie nicht abgehoben haben oder wird sofort bei einem Anruf aktiv. Auch, wenn Ihr Endgerät gerade ausgeschaltet ist, greift die Mailbox sofort. So verpassen Sie nie wieder einen wichtigen Anruf.
Dabei wird der Anrufer durch eine von Ihnen eingerichteten Ansage begrüßt und über Ihre Nicht-Erreichbarkeit informiert. Im besten Fall erlauben Sie dem Anrufer, eine Nachricht zu hinterlassen und kommunizieren dies in der Anrufbeantworter-Ansage.
Um eine Mailbox einzurichten, benötigen Sie zunächst eine Ansage. Bei NetCologne können Sie Audio-Dateien der Formate .ogg oder .wav mit max. 5 MB hochladen. Danach legen Sie eine Mailbox an und hinterlegen die Ansage dort. Dann verknüpfen Sie die Mailbox mit der Rufnummer, bei der die Mailbox greifen soll.
Eine detaillierte Anleitung zur Einrichtung einer Mailbox im NetCologne Cloud PBX Konto erhalten Sie mit einem Klick auf folgende Schaltfläche:
Wann eine Mailbox einen Anruf annimmt, können Sie bei NetCologne frei konfigurieren. Sie können als Beispiel eine Mailbox außerhalb Ihrer Öffnungszeiten schalten, indem Sie die Zeiten einfach einstellen.
Sie können außerdem wählen, dass eine Mailbox nach einer bestimmten Zeit den Anruf entgegennimmt, in der Sie mit Ihrem Endgerät nicht abgehoben haben.
Außerdem können Sie einstellen, dass die Mailbox bei jedem Anruf abnimmt.
Eine Anrufbeantworter-Ansage ist essenziell bei einer Mailbox, damit der Anrufer die entsprechende Information bekommt, die er erhalten soll. So können Sie eine Ansage zum Beispiel zu Ihren Öffnungszeiten einspielen oder einfach erklären, dass Sie gerade nicht erreichbar sind und der Anrufer eine Nachricht hinterlassen soll. Der Text ist individuell und Ihnen überlassen – Sie können die Informationen weitergeben, die Sie wünschen.
Um eine Ansage anzulegen, brauchen Sie diese als Audio-Datei in den Versionen .ogg oder .wav. Die Größe darf 5 MB nicht überschreiten. Sie können die Ansage mit jedem Audio-Aufnahmegerät (z.B. auch mit dem Diktiergerät Ihres Smartphones) aufnehmen. Um die Datei in das passende Format umzuwandeln, können Sie einen Online-Konverter nutzen, z.B. den Konverter media.io.
Natürlich können Sie auch professionelle Sprecher beauftragen, die Ihnen eine Mailbox-Ansage fertigen. Im NetCologne Online-Shop gibt es günstige Ansagen von professionellen Sprechern online zu kaufen. Sie geben Ihren Wunschtext ein, wählen die gewünscht Stimme aus und senden die Bestellung ab. Wir spielen Ihre fertige Ansage im korrekten Format nach spätestens 3 Werktagen in Ihr Cloud PBX Konto ein – so können Sie diese sofort nutzen.
Weitere Hilfestellung dazu, wie Sie eine Ansage einrichten, erhalten Sie mit einem Klick auf die nachfolgende Schaltfläche:
Ein wichtiger Aspekt einer Mailbox: Obwohl Sie nicht erreichbar sind, können Ihre Anrufer eine Nachricht auf Ihrem Anrufbeantworter hinterlassen. Die möchten Sie natürlich auch abhören. Bei NetCologne geht das ganz leicht. Sie haben 2 Möglichkeiten, Ihre Mailboxnachrichten abzuhören:
Weitere Informationen dazu, wie Sie Sprachnachrichten Ihres Anrufbeantworters abhören, erhalten Sie mit dem Klick auf folgende Schaltfläche:
Bei NetCologne können Sie nach Bedarf Mailboxen einrichten.
Die Funktion „Mailbox“ ist in der Cloud PBX ohne Mehrkosten inkludiert. Sie können ohne Zusatzkosten nach Bedarf Mailboxen anlegen. Auch Anrufe auf Ihre Mailbox sind kostenfrei.