Mailbox anlegen

Bei NetCologne können Sie nach Bedarf Mailboxen erstellen und über verschiedene Rufnummer erreichbar machen. So haben Sie einen Anrufbeantworter, der Ihre Anrufe annimmt, wenn Sie gerade nicht erreichbar sind. Mailboxnachrichten werden an die in der Mailbox hinterlegte(n) E-Mail-Adresse(n) als Audio-File gesendet und sind im NetCologne Cloud PBX Konto unter "Verbindungen" zusätzlich abhörbar. Natürlich können Sie die Mailbox auch so einrichten, dass keine Nachricht hinterlassen werden darf.

Ansage hochladen

Wenn Sie eine Mailbox einrichten möchten, müssen Sie im ersten Schritt eine Ansage hochladen, die Sie dann im nächsten Schritt mit der Mailbox verknüpfen.

Navigieren Sie in den Bereich "Telefonanlage" zum Menüpunkt "Ansagen" und klicken Sie auf "Neue Ansage anlegen".

Geben Sie Ihrer Ansage zunächst einen Namen. Diesen können Sie frei wählen.
Klicken Sie auf "Datei hochladen", um die Ansage aus Ihrem Dateisystem (.wav/.ogg) auszuwählen.
Wählen Sie "Speichern", um die Ansage zu speichern.

Die entsprechende Ansage findet sich nun in der Liste der Ansagen (s.o.) wieder. Sie können nach Bedarf Ansagen hochladen, diese müssen das Format .wav oder .ogg aufweisen und dürfen nicht größer als 5 MB sein.

Mailbox erstellen

Im Bereich "Telefonanlage" im Menüpunkt "Ziele" können Sie Ihren Anrufbeantworter anlegen.

Um eine Mailbox anzulegen, klicken Sie auf "Ziel anlegen".

Wählen Sie, falls noch nicht geschehen, den Typ "Mailbox" aus.
Geben Sie dem Anrufbeantworter einen Namen. Dieser ist frei definierbar.
Geben Sie den E-Mail-Empfänger für neue Mailboxnachrichten ein. Eine Audio-Datei der Sprachnachricht wird an diese E-Mail-Adresse gesendet.
Wählen Sie die gerade erstellte oder eine andere Ansage für den Anrufbeantworter aus.
Indem Sie hier ein Häkchen setzen, erlauben Sie dem Anrufer eine Mailbox-Nachricht zu hinterlassen.
Bestätigen Sie dieses Feld mit einem Häkchen, wenn Sie auch dann benachrichtigt werden möchten, wenn der Anrufer keine Mailbox-Nachricht hinterlassen hat.
Klicken Sie hier, um die neu angelegte Mailbox zu speichern.

Mailbox mit der Rufnummer verknüpfen

Absolvieren Sie folgende Schritte, damit Ihre Mailbox bei einem Anruf auf Ihre gewünschte NetCologne-Rufnummer aktiv wird.

Gehen Sie in die Rufnummernübersicht. Diese finden Sie im Bereich "Telefonanlage" unter "Rufnummern". Klicken Sie bei der Rufnummer, die mit der Mailbox verknüpft werden soll, auf das Stift-Symbol.

Nutzen Sie für diesen Anwendungsfall den Typ "Sprache".
Klicken Sie darauffolgend auf "Neue Weiterleitung anlegen".

Nutzen Sie zunächst den "Weiterleitungstyp 1: Weiterleitung ohne Regel". Dabei werden alle Anrufe zu jeder Zeit auf das Ziel geleitet, das Sie unten angeben - in diesem Fall die Mailbox. Weitere Weiterleitungsmöglichkeiten erhalten Sie in der entsprechenden Anleitung.
Navigieren Sie zu Punkt 3 "Weiterleitungsziel wählen". Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü die zuvor eingerichtete Mailbox aus. Ist dieses Dropdown-Menü noch nicht zu sehen, klicken Sie bitte auf das grüne Plus-Symbol "Neues Weiterleitungsziel anlegen".
Klicken Sie nun auf "Speichern". Ihr Anrufbeantworter ist nun für diese Rufnummer aktiv.

Mailbox bearbeiten

Sie befinden sich in dem Menüpunkt Mailbox. Hier können Sie ihre Mailboxen jederzeit bearbeiten und verwalten.
Klicken Sie auf das Stift-Symbol in der rechten Spalte "Aktionen", um eine bereits bestehende Mailbox zu bearbeiten.

Hier können Sie den Namen Ihrer Mailbox bearbeiten.
Hier können Sie die E-Mail-Adresse ändern, an die die Audio-Datei der Mailbox-Nachricht geschickt werden soll.
Ändern Sie die Ansage zu einer gewünschten Variante.
Indem Sie dieses Feld bestätigen, erlauben Sie dem Anrufer eine Mailbox-Nachricht zu hinterlassen.
Indem Sie hier ein Häkchen setzen, bestätigen Sie, dass Sie auch dann per E-Mail benachrichtigt werden dürfen, wenn keine Mailbox-Nachricht hinterlassen wurde.
Klicken Sie hier, um die geänderten Einstellungen zu speichern.