IVR einrichten

Allgemein

Die Interactive Voice Response (IVR) ist wie ein Wegweiser für Anrufer. Über eine Navigation verbinden sich die Anrufer eigenständig mit den für ihr Anliegen zuständigen Abteilungen oder Mitarbeitern. Der Anrufer wählt dabei über seine Tastatur aus verschiedenen Auswahlmöglichkeiten und hört zum Beispiel "Wollen Sie einen Service-Mitarbeiter sprechen, wählen Sie bitte die 1. Möchten Sie mit der Buchhaltung verbunden werden, wählen Sie bitte die 2." Erfahren Sie weiter unten mehr über die Einrichtung einer IVR.

Schon bestehende IVRs finden Sie in Ihrem Cloud PBX Konto unter "IVR". Hier haben Sie folgende Möglichkeiten:

Mit einem Klick auf "Neue IVR anlegen" erstellen Sie eine neue IVR.
Mit dem Stift-Symbol können Sie eine bestehende IVR an Ihre Wünsche anpassen.
Über das Papierkorb-Symbol löschen Sie die jeweilige IVR.

Neue IVR anlegen

Wollen Sie eine "Neue IVR anlegen", gehen Sie wie folgt vor:

Geben Sie der IVR einen wiedererkennbaren Namen, zum Beispiel "Hauptmenü", falls Sie noch weitere IVRs haben. Dieses Hauptmenü leitet die Anrufer dann an die richtigen Abteilungen oder an eine weitere IVR durch.
Bestimmen Sie jetzt die Ansage, die der Anrufer hören soll. Sie teilt ihm mit, welche Tasten er für welche Abteilungen drücken muss. Damit Sie eine Ansage bestimmen können, müssen Sie diese vorher bereits hochgeladen haben. Sie finden sie im Konto unter "Telefonanlage">"Ansagen". Lesen Sie hierzu auch das Kapitel Ansagen.
Passend zu Ihrer Ansage besetzen Sie nun die Tasten mit den entsprechenden Zielen. Wählen Sie dazu aus dem Dropdown-Menü unter der jeweiligen Taste das Ziel aus. Alle Ziele aus Ihrer Ansage müssen Sie vorher angelegt haben. Wie Sie das tun, lesen Sie unter "Mitarbeiter anlegen".
Wählt der Anrufer mal kein Ziel, gibt es unter den verfügbaren Tasten eine weitere Option. Bestimmen Sie auch hierfür das Zielgerät.

"Speichern" sichert Ihre Eingaben, "Abbrechen" verwirft sie.

IVR bearbeiten

Das Stift-Symbol neben der IVR bringt Sie zur Ansicht oben. Auch hier gehen Sie wie folgt vor:

Ändern Sie den Namen der IVR.
Ändern Sie hier die Ansage für die IVR oder hinterlegen Sie eine neue.
Passend zu Ihrer Ansage wählen Sie nun über das Drop-Down-Menü die Ziele für die einzelnen Tasten.
Der weiße Hintergrund der Taste 2 deutet darauf hin, dass sie schon mit einem Weiterleitungsziel belegt wurde. Sie können es aber immer ändern, solang die Weiterleitung zu Ihrer Ansage passt.
Falls der Anrufer keine Taste drückt, definieren Sie hier, was passieren soll.

"Speichern" sichert Ihre Einstellungen, "Abbrechen" verwirft sie.

IVR löschen

Haben Sie auf das Papierkorb-Symbol der IVR geklickt und den roten Button "Löschen" gedrückt, fragt das System Sie, ob Sie wirklich sicher sind. Sie können auch mehrere IVRs gleichzeitig löschen, indem Sie sie markieren und dann auf "Löschen" klicken.

Sind Sie wirklich sicher, klicken Sie auf "Ja, jetzt löschen". Falls nicht, klicken Sie auf "Abbrechen".
Die IVR ist nun gelöscht. Mit "OK" kommen Sie wieder zur IVR-Übersicht.

IVR als Weiterleitungsziel einrichten

Sie haben die IVR nun angelegt, sie kann nun genutzt werden. Dazu bestimmen Sie die IVR als Ziel der Rufnummer. Hilfe dazu finden Sie unter "Sprachrufnummer einrichten".