Mitarbeiter ersetzen

Ein Mitarbeiter verlässt das Unternehmen - das ist im Team häufig ein Einschnitt und zieht meist Aufwände nach sich. Gut ist es, wenn Sie sofort einen Nachfolger benennen können, der die Aufgaben schnell und reibungslos übernehmen kann. Wie Sie einen Nachfolger einfach in der NetCologne Cloud PBX einrichten können, erfahren Sie in dieser Anleitung.

Annahme:
Bei dieser Anleitung treffen wir die Annahme, dass der Nachfolger nicht nur dieselbe Position im Unternehmen erhält, sondern auch das IP-Endgerät und die Rufnummer des Vorgängers übernimmt.

Sollten Sie einem Nachfolger ein neues IP-Endgerät und auch eine neue Rufnummer zuteilen wollen, so folgen Sie bitte der Anleitung "Mitarbeiter anlegen". Löschen Sie die Ziele und den Account des ausgeschiedenen Mitarbeiters (wie in dieser Anleitung beschrieben: Mitarbeiter bearbeiten) und tauschen Sie dessen Rufnummer gegen eine neue (Rufnummerntausch).

Schritt 1: Mitarbeiter, Weiterleitung und Mailbox löschen

Beginnen Sie, indem Sie den Mitarbeiter sowie persönliche Mailboxen und Ansagen (falls vorhanden) löschen.

Mitarbeiter löschen

Löschen Sie zunächst den Mitarbeiter. Er verliert somit Zugang zu seinem Mitarbeiterkonto. Klicken Sie dazu in der Navigation auf "Telefonanlage" und wählen Sie "Mitarbeiter" aus.

Nutzen Sie dann das Papierkorb-Symbol in der Zeile des Mitarbeiters, um diesen zu löschen.

Weiterleitung auf das Firmenhandy löschen

Um die Weiterleitung auf das Firmenhandy zu löschen, navigieren Sie zum Tab "Weiterleitungen" und klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol der entsprechenden Weiterleitung.

Besitzt der ausgeschiedene Mitarbeiter keine eigene Weiterleitung auf das Firmenhandy, können Sie diesen Schritt überspringen.

Persönliche Mailbox löschen

Löschen Sie nun die persönliche Mailbox. Wählen Sie dazu in der Navigation den Punkt "Telefonanlage", klicken Sie auf "Ziele" und wählen Sie den Tab "Mailbox".

Klicken Sie dort in der Liste auf das Papierkorb-Symbol, um die Mailbox zu löschen.

Besitzt der ausgeschiedene Mitarbeiter keine persönliche Mailbox, sondern eine allgemeine, so können Sie diesen und den nachfolgenden Schritt "Ansage löschen" überspringen.

Persönliche Ansage löschen

Löschen Sie nun die persönliche Ansage. Wählen Sie dazu in der Navigation den Punkt "Telefonanlage", klicken Sie auf "Ansagen".

Klicken Sie dort in der Liste auf das Papierkorb-Symbol, um die persönliche Ansage zu löschen.

Besitzt der ausgeschiedene Mitarbeiter keine persönliche Ansage, sondern eine allgemeine, so können Sie diesen Schritt überspringen.

Schritt 2: IP-Telefon umbenennen

Nutzt Ihr neuer Mitarbeiter das Gerät des ausgeschiedenen Mitarbeiters weiter? Dann fahren Sie fort, indem Sie das IP-Endgerät umbenennen.

Erhält der neue Mitarbeiter ein neues Gerät? Folgen Sie der Anleitung zur Einrichtung eines IP-Endgeräts.

Um ein Ziel (hier: IP-Endgerät) zu bearbeiten, navigieren Sie unter "Telefonanlage" zum Punkt "Ziele".

Klicken Sie in der Übersicht der IP-Endgeräte auf das Stift-Symbol des entsprechenden Geräts, um es zu bearbeiten.

Tragen Sie den neuen Namen des Endgeräts ein.
Klicken Sie auf "Speichern".

Schritt 3: Neue persönliche Mailbox anlegen

Sofern Ihr Mitarbeiter eine persönliche Mailbox bekommen soll, legen Sie diese nun an.

Nutzen Ihre Mitarbeiter allgemeine Mailboxen, können Sie diesen Schritt überspringen.

Ansage hochladen

Legen Sie dazu zunächst eine Ansage an, indem Sie den Bereich "Telefonanlage" > "Ansagen" wählen.

Klicken Sie auf den Button "Neue Ansage anlegen" und erstellen Sie eine neue Ansage.

Benötigen Sie Hilfe beim Anlegen einer Ansage? Folgen Sie der Anleitung: Ansagen einrichten.

Mailbox einrichten

Legen Sie im Anschluss eine Mailbox ein. Navigieren Sie dazu in den Bereich "Ziele".

Klicken Sie dazu auf den Tab "Mailboxen" und dort auf den Button "Neues Ziel anlegen". Richten Sie dann eine neue Mailbox ein.

Sie benötigen Hilfe bei der Einrichtung einer neuen Mailbox? Folgen Sie der Anleitung: Mailbox einrichten.

Schritt 4: Weiterleitung auf das Firmenhandy

Legen Sie nun eine neue Weiterleitung auf das Firmenhandy des neuen Mitarbeiters an, indem Sie auf "Telefonanlage" klicken, den Bereich "Ziele" auswählen und den Tab "Weiterleitungen" wählen.

Klicken Sie dort auf "Neues Ziel anlegen" und richten Sie die Weiterleitung auf das Firmenhandy ein.

Benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung einer Weiterleitung? Folgen Sie der Anleitung: Weiterleitung einrichten.

Schritt 5: Mitarbeiter anlegen und berechtigen

Legen Sie nun unter "Telefonanlage" im Bereich "Mitarbeiter" Ihren neuen Mitarbeiter an und berechtigen diesen an seinem IP-Telefon, Mailboxen und Rufnummern.

Klicken Sie dazu auf den Button "Neuen Mitarbeiter anlegen" und richten Sie den Mitarbeiter ein.
Vergeben Sie dabei die Berechtigungen an der Rufnummer, dem IP-Endgerät und der Mailbox.

Benötigen Sie Hilfe beim Anlegen des Mitarbeiters und der Vergabe von Berechtigungen? Folgen Sie der Anleitung: Mitarbeiter anlegen.

Schritt 6: Rufnummer (um-)konfigurieren

Sofern Ihr Mitarbeiter eine allgemeine Mailbox und keine Weiterleitung auf sein Firmenhandy nutzt, müssen Sie nun nichts mehr tun. Die Rufnummer bleibt weiterhin so konfiguriert, wie es auch beim ausgeschiedenen Mitarbeiter der Fall war. Sollten Sie Änderungen am Routing der Rufnummer vornehmen wollen, so können Sie dies selbstverständlich jederzeit tun. Folgen Sie dazu der Anleitung: Sprachrufnummer bearbeiten.

Die persönliche Mailbox und Weiterleitungen des ausgeschiedenen Mitarbeiters werden durch die Löschung im entsprechenden Bereich auch aus dem Dialog der Rufnummer entfernt. Erhält der neue Mitarbeiter eine eigene Mailbox/Weiterleitung, muss diese wieder zur Rufnummer hinzugefügt werden.

Navigieren Sie dazu in den Bereich "Telefonanlage" und wählen Sie "Rufnummern".

Klicken Sie auf das Stift-Symbol, um die Rufnummer zu bearbeiten.

Ändern Sie die Ziele (Mailboxen / Weiterleitungen) an den entsprechenden Stellen im Routing-Dialog der Rufnummern.