Administrator-Konto

Der Administrator hat eine übergeordnete Rolle und verfügt über alle Berechtigungen.

In der NetCologne Cloud PBX kann lediglich ein Administrator-Konto genutzt werden. In diesem Konto haben Sie alle Berechtigungen zum Management der Telefonanlage sowie zur Verwaltung der Vertrags- und Rechnungsdaten. Möchten Sie weitere Mitarbeiter mit der Verwaltung der Telefonanlage betrauen, so können Sie diesen die Rolle des Managers zuweisen. Als Telefonanlagen-Manager können diese die Telefonanlage und ihre Komponenten umfassend konfigurieren und verwalten. Lediglich auf Bereiche mit monetärem Bezug (Rechnungen, Bestellungen etc.) erhalten Manager keinen Zugriff.

Im folgenden Hilfeartikel erklären wir Ihnen, wie das Administrator-Konto aufgebaut ist und welche Berechtigungen gegeben sind.

Allgemeine Hinweise

Nachdem Sie sich registriert haben, erhalten Sie eine E-Mail mit ihren Benutzerkonto-Informationen. Dieses Benutzerkonto dient dem Zugriff durch Administratoren auf das Cloud PBX Konto, mit dem Sie Ihre NetCologne-Telefonanlage verwalten können. Das heißt, Sie dürfen mit diesem Konto alle Einstellungen Ihrer Telefonanlage verändern und Bestellungen sowie Kündigungen durchführen.

Hinweis: Das Administratorkonto sollte eine übergeordnete Rolle einnehmen und nicht personalisiert sein, damit auch beim Wechsel des Admins der Admin-Benutzer weitergeführt werden kann. Bestenfalls wird das Administratorkonto auf eine allgemeine E-Mail-Adresse angelegt (z.B. IT@firma.de, Telefon@firma.de o.ä.)

Dashboard

Der Unterschied zwischen dem Administrator- und Mitarbeiter wird direkt nach der Anmeldung im Cloud PBX Konto sichtbar: Die rot umrandeten Elemente sind ausschließlich im Administrator-Konto sichtbar.

Telefonanlage

Der Administrator kann über den Punkt „Telefonanlage“ die Telefonanlage verwalten, Mitarbeiter anlegen und verwalten sowie Berechtigungen vergeben.

Die rot umrandeten Navigationspunkte sind nur für den Administrator relevant und treten dementsprechend nicht im Mitarbeiter-Konto auf.

NetCologne Administrator-Konto Telefonanlage vewerwalten

Unter "Rufnummern verwalten" können Rufnummern vom Administrator portiert und gekauft werden. Außerdem können verschiedene Aktionen durchgeführt werden, die Einfluss darauf haben, welche Rufnummern von bestimmten Mitarbeitern genutzt werden dürfen. Dazu gehören die Bearbeitung, Aktivierung und Deaktivierung, Austausch und Zuordnung von Rufnummern. Weitere Informationen und eine Hilfestellung dazu finden Sie unter "Rufnummern anlegen".
Der Navigationspunkt "Mitarbeiter verwalten" erscheint ausschließlich im Administrator-Konto. Der Administrator kann neue Mitarbeiter-Konten anlegen und bearbeiten. An dieser Stelle werden die Berechtigungen für die Mitarbeiter vergeben. Hier kann der Administrator bestimmten, welche Ruf- und Fax- und Konferenzrufnummern, Ziele und Ansagen der Mitarbeiter verwenden darf. Weitere Informationen und eine Hilfestellung dazu finden Sie unter "Mitarbeiter anlegen".
Unter "Ansagen verwalten" können neue Ansagen angelegt und verwaltet werden. Berechtigungen zur Nutzung der Ansagen können unter "Mitarbeiter verwalten" im jeweiligen Profil eines Mitarbeiters vergeben werden. Der Administrator entscheidet, ob ein Mitarbeiter Ansagen selbstständig verwalten darf und welche einzelnen Ansagen von einem Mitarbeiter verwendet werden dürfen. Weitere Informationen und eine Hilfestellung dazu finden Sie unter "Ansage einrichten" und "Mitarbeiter anlegen".
Der Punkt "Wartemusik verwalten" ist nur im Administrator-Account sichtbar. Weitere Informationen und eine Hilfestellung, wie Wartemusik angelegt und verwaltet werden kann, finden Sie unter "Wartemusik anlegen".
"Ziele" können IP-Endgeräte, Mailboxen oder Weiterleitungen und Rufgruppen sein. Der Administrator kann Ziele anlegen und bearbeiten. Sofern ein Mitarbeiter die Berechtigung erhalten hat, darf dieser auch selbstständig Ziele anlegen und verwalten. Es besteht aber auch die Möglichkeit festzulegen, welche Ziele ein Mitarbeiter verwenden darf. Weitere Informationen und eine Hilfestellung dazu finden Sie unter "Ziele einrichten" und "Mitarbeiter anlegen".
Eine "Interactive Voice Response" oder kurz IVR ermöglicht die Navigation von Anrufen zu bestimmten Mitarbeitern oder Abteilungen. Die Rechte, neue IVR's anzulegen und zu bearbeiten sind ausschließlich dem Administrator vorbehalten. Weitere Informationen und eine Hilfestellung zu dem Thema finden Sie unter "IVRs einrichten".

Bestellungen im Cloud PBX Konto

Der Navigationspunkt "Bestellungen" ist ausschließlich im Administrator-Konto sichtbar. Hier können Sie Ihren Tarif wechseln, Rufnummern kaufen oder portieren sowie Optionen buchen. Weitere Informationen und eine Hilfestellung zu diesem Thema finden Sie unter dem Navigationspunkt "Bestellungen".

NetCologne Administrator-Konto Bestellungen tätigen

Bestellungen im Hardware-Shop

Das Administrator-Konto ist gleichzeitig ein Zugang zum NetCologne Online-Shop. Wenn Sie sich mit den zugehörigen Zugangsdaten im Shop anmelden, sind Ihre Adressdaten schon hinterlegt und Sie können Ihre Shop-Bestellungen auch bequem in Ihrem Telefonanlagen-Konto einsehen.

Administrator-Konto Bestellung im NetCologne Shop

Verwaltung

Im Bereich "Verwaltung" sind die Nummern 1-7 ausschließlich im Administrator-Konto sichtbar. Der Administrator kann hier die Unternehmensstammdaten, die Rechnungsadresse und den Ansprechpartner für technische und Rechnungsfragen bearbeiten. Darüber hinaus können hier Rechnungen, Einzelverbindungsnachweise (EVN) sowie Dokumente eingesehen und heruntergeladen werden. Weitere Informationen und eine Hilfestellung dazu erhalten Sie unter "Verwaltung".

Erste Schritte im Administrator-Konto

Nach dem Bestellprozess, erhalten Sie die Zugangsdaten zu Ihrem Cloud PBX Konto. Sie loggen sich in Ihrem Cloud PBX Konto ein und können sofort mit der Einrichtung der Telefonanlage beginnen und Mitarbeiter-Konten erstellen. Im Hilfeartikel "Erste Schritte" werden Sie bei den ersten Schritten in Ihrem NetCologne Cloud PBX Konto unterstützt.

Erste Schritte