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Allgemein

Unter "Mitarbeiter" können Sie Ihre Mitarbeiter verwalten, ihnen zum Beispiel bestimmte Ruf- und Faxnummern vergeben. Wie das geht, lesen Sie in diesem Abschnitt.

Neuen Mitarbeiter anlegen allgemein
  1. Möchten Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, beginnen Sie mit einem Klick auf den Button "Neuen Mitarbeiter" anlegen.
  2. Ein Klick auf das Lupen-Symbol öffnet eine Detail-Ansicht, die Ihnen die Mitarbeiter-Berechtigungen anzeigt. Ein zweiter Klick auf die Lupe schließt die Ansicht wieder.
  3. Klicken Sie das Stift-Symbol können Sie das Mitarbeiter-Konto einschließlich seiner Rufnummern und Rechte bearbeiten.
  4. Mit dem Symbol rechts neben dem Stift setzen Sie das Passwort des Nutzers zurück.
  5. Sie können auch einem Mitarbeiter den Zugriff auf sein Nutzerkonto sperren. Auch Telefonate sind dann nicht mehr möglich. Mit einem Klick auf das geöffnete Vorhängeschloss-Symbol sperren Sie einen Nutzer. Wollen Sie mehrere Nutzer auf einmal sperren, klicken Sie auf die Kästchen neben deren Namen und drücken dann den Button "Sperren".
  6. Klicken Sie auf das geschlossene Vorhängeschloss-Symbol, entsperren Sie das entsprechende Nutzerkonto. Auch hier können Sie mehrere Mitarbeiter auf einmal entsperren, indem Sie neben deren Namen Häkchen setzen und dann auf "Entsperren" klicken.
  7. Über das Papierkorb-Symbol löschen Sie einen Mitarbeiter inklusive aller Nutzereinstellungen. Auch hier können Sie wieder mehrere Nutzer auf einmal löschen, indem Sie vor deren Namen Häkchen setzen und dann auf "Löschen" klicken.

Neuen Mitarbeiter anlegen

Über den grünen Button "Neuen Mitarbeiter anlegen" kommen Sie auf die oben abgebildete Ansicht. So legen Sie nun einen neuen Mitarbeiter an:

Neuen Mitarbeiter anlegen
  1. Fügen Sie hier dem Konto ein Profilfoto des Mitarbeiters zu.
  2. Bitte füllen Sie hier die Felder Vor- und Familiennamen und E-Mail-Adresse mit den Mitarbeiterdaten aus. Wichtig: Die E-Mail-Adresse wird später als Nutzername des Mitarbeiters für das Cloud PBX Konto dienen.
  3. Hier bestimmen Sie, ob der Mitarbeiter eine Nachricht bekommen soll, wenn er Anrufe oder Faxe verpasst hat. In der Voreinstellung ist diese Option aktiv. Für den Fall, dass der Mitarbeiter keine Benachrichtigungen bekommen soll, müssen Sie durch Klick die Häckchen vor diesen Optionen entfernen.
  4. Der Nutzer bekommt vom System eine Mail mit seinen Zugangsdaten. Dafür können Sie definieren, ob der Mitarbeiter beim ersten Login sein Passwort ändern soll. Aktivieren Sie diese Option, wenn der Nutzer sein Passwort ändern soll.
  5. Nun bestimmen Sie, welche Berechtigungen der Nutzer haben wird. Klicken Sie an, ob er Weiterleitungen, Mailboxen und Ansagen selbst einrichten, nutzen oder entfernen darf. Für Weiterleitungen können Sie unterscheiden, ob er nur kostenfreie Weiterleitungen auf andere IP-Geräte nutzen darf oder ob er auch kostenpflichtige Weiterleitungen ins Fest-oder Mobilfunknetz einrichten darf. 
  6. Ordnen Sie dem Nutzer dann Rufnummern zu, die er verwenden wird. Rufnummern vergeben Sie, indem Sie sie unter "Rufnummern" über das entsprechende Symbol im "Aktionen-Feld" zuordnen. Ebenso gehen Sie bei Faxnummern, Konferenzrufnummern, Zielen und Ansagen vor. Sie finden sie unter den passenden Reitern, siehe unten. 
  7. Mit "Eingabe speichern" sichern Sie Ihre Einstellungen. Klicken Sie auf "Abbrechen" werden Ihre Einträge nicht gespeichert und der Vorgang bricht ab.

Berechtigungen vergeben

Mitarbeiter Berechtigung Faxnummer
  1. Hier bestimmen Sie, welche Faxnummern nur von diesem Mitarbeiter genutzt werden.
  2. Hier bestimmen Sie die gemeinsamen Faxnummern, die der Mitarbeiter nutzen darf. Gemeinsame Faxnummern werden üblicherweise von Teams genutzt. Unter "Rufnummern" im Cloud PBX Konto können Sie persönliche oder gemeinsame Faxnummern  Die Zuordnung Ihrer Nummern als persönliche oder gemeinsame Faxnummer können Sie im Cloud PBX Konto unter "Rufnummern" vornehmen. Lesen Sie dazu auch "Persönliche Faxnummer bearbeiten" oder "Gemeinsame Faxnummer bearbeiten".
  3. Mit "Eingabe speichern" bestätigen Sie Ihre Einstellungen. Mit "Abbrechen" werden die vorigen Schritte nicht gespeichert und der Vorgang rückgängig gemacht. Wichtig: Klicken Sie den "Eingabe speichern" Button erst, wenn alle Zuordnungen abgeschlossen sind, also wenn die Telefon-, Fax- und Konferenznummern, aber auch die Ziele und Ansagen eingerichtet sind. Klicken Sie vorher, schließt sich das Fenster und Sie müssen die Seite für weitere Zuordnungen noch einmal öffnen.
Mitarbeiter Berechtigung Konferenznummern
  1. Hier bestimmen Sie, welche Konferenznummern der Mitarbeiter nutzen wird. Nummern ordnen Sie als Konferenznummer im Ordner "Rufnummern" des PBX Kontos zu. Mehr Informationen dazu bekommen Sie im Kapitel "Rufnummer bearbeiten" unter "Konferenznummer bearbeiten".
  2. Sind alle Eingaben abgeschlossen speichern Sie mit dem Button "Eingabe speichern". Klicken Sie auf "Abbrechen", wenn Sie die Eingaben nicht speichern möchten. Wichtig: "Eingabe speichern" erst klicken, wenn alle Zuordnungen abgeschlossen sind, also erst dann, wenn alle Telefon-, Fax- und Konferenznummern zugeordnet wurden. Klicken Sie "Eingabe speichern" zu früh, schließt sich das Fenster und Sie müssen es noch einmal öffnen, wenn Sie weitere Zuordnungen tätigen möchten.
Mitarbeiter Berechtigung Ziele
  1. Hier können Sie dem Mitarbeiter die vom Administrator angelegten Ziele wie IP-Geräte oder Mailboxen anzeigen und ihm den Zugriff erlauben. Falls Sie dem Nutzer die Berechtigung dazu gegeben haben, kann er zusätzlich dazu eigene Ziele einrichten oder löschen. Legen Sie Ziele im Cloud PBX Konto an oder bearbeiten Sie sie unter "Ziele".
  2. Mit "Eingabe speichern" bestätigen Sie Ihre Einstellungen. Mit "Abbrechen" werden die vorigen Schritte nicht gespeichert und der Vorgang rückgängig gemacht. Wichtig: Klicken Sie den "Eingabe speichern" Button erst, wenn alle Zuordnungen abgeschlossen sind, also wenn die Telefon-, Fax- und Konferenznummern, aber auch die Ziele und Ansagen eingerichtet sind. Klicken Sie vorher, schließt sich das Fenster und Sie müssen die Seite für weitere Zuordnungen noch einmal öffnen.
Mitarbeiter Berechtigung Ansagen
  1. Nun definieren Sie, welche Ansagen der Nutzer einsetzen darf. Bearbeiten Sie Ihre Ansagen unter "Ansagen" im Cloud PBX Konto.
  2. Mit "Eingabe speichern" bestätigen Sie Ihre Einstellungen. Mit "Abbrechen" werden die vorigen Schritte nicht gespeichert und der Vorgang rückgängig gemacht. Wichtig: Klicken Sie den "Eingabe speichern" Button erst, wenn alle Zuordnungen abgeschlossen sind, also wenn die Telefon-, Fax- und Konferenznummern, aber auch die Ziele und Ansagen eingerichtet sind. Klicken Sie vorher, schließt sich das Fenster und Sie müssen die Seite für weitere Zuordnungen noch einmal öffnen.

Klicken Sie auf das Stift-Symbol neben dem Namen des Mitarbeiters, um Einstellungen für die Mitarbeiter zu bearbeiten.

Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen

Passwort eines Mitarbeiters zurücksetzen

Um das Passwort eines Nutzers zurückzusetzen, nutzen Sie am besten diesen Weg. Per E-Mail wird der Nutzer dann automatisch ein neues Passwort bekommen und das alte Passwort wird ungültig.

  1. Bestimmen Sie, ob der Nutzer bei seinem nächsten Login gebeten werden soll, ein neues Passwort zu definieren. Aktivieren Sie das entsprechende Kästchen, falls es so sein soll.
  2. Ein Klick auf "Passwort zurücksetzen und versenden" stößt den Prozess an. Klicken Sie auf "Abbrechen", wenn das alte Passwort weiterhin gelten soll.

Mitarbeiter sperren

Mitarbeiter für Telefoniefunktionen sperren
Bestätigung Mitarbeiter sperren
  1. Wollen Sie einen Nutzer wirklich sperren, klicken Sie auf "Ja, Mitarbeiter jetzt sperren". Der Nutzer kann dann weder auf sein Konto zugreifen noch telefonieren. Klicken Sie auf "Abbrechen", falls Sie den Nutzer doch nicht sperren möchten.
  2. Das Konto ist nun gesperrt. Mit "OK" kommen Sie zurück zur Übersicht.

Mitarbeiter entsperren

Mitarbeiter für Telefoniefunktionen entsperren
Mitarbeiter entsperren Bestätigung
  1. Um den Nutzer zu entsperren, klicken Sie auf "Ja, den Mitarbeiter jetzt entsperren". Danach kann der Nutzer wieder auf sein Cloud PBX Konto zugreifen und vollumfänglich telefonieren. Klicken Sie auf "Abbrechen", falls Sie den Mitarbeiter doch nicht entsperren möchten.
  2. Mit "OK" kommen Sie wieder zur Übersicht.

Mitarbeiter löschen

Mitarbeiter-Konto löschen
Mitarbeiter-Konto löschen Bestätigung

Wenn Sie einen Mitarbeiter löschen wollen und das Papierkorb-Symbol geklickt haben, sehen Sie dieses Fenster.

  1. Mit einem Klick auf "Ja, Mitarbeiter jetzt löschen" werden Sie den nutzer endgültig aus dem Cloud PBX Konto entfernen. Sie löschen damit auch alle Einstellungen dieses Nutzerkontos. Klicken Sie auf "Abbrechen", falls Sie dies doch nicht tun möchten. Da die Rufnummern des Mitarbeiters vom Administrator-Konto aus verwaltet werden, können Sie diese nun neu besetzen oder deaktivieren.
  2. Sie erhalten eine Bestätigung. Mit "OK" kommen Sie zurück zur Übersicht.