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Allgemein

Dieser Einrichtungsassistent gibt Ihnen wertvolle Hilfe zur ersten Einrichtung Ihrer Netcologne Cloud PBX. Unsere Step-by-Step-Anleitung informiert Sie bestens darüber, wie Sie ein Mitarbeiterkonto ganz nach Ihren Wünschen konfigurieren. Standardmäßig zeigt Ihnen der Einrichtungsassistent, wie Sie Sprachrufnummern einrichten.

Einrichtungsassistent starten

Einrichtungsassistent aufrufen
  1. Loggen Sie sich in Ihr Cloud PBX Konto ein. Starten Sie den Einrichtungsassistenten über den Link "Einrichtungsassistent starten". Sie finden den Link auf der rechten Seitenspalte.
Einrichtungsassistent starten
  1. Klicken Sie auf "Weiter". Dies wird den Einrichtungsassistenten starten.

Ansagen einrichten

Zunächst werden Sie eine Mailbox-Ansage einrichten. Sie können eine neue Aufnahme hochladen, Ihre bisherige nutzen oder sich für gar keine Ansage entscheiden. Wählen Sie eine Aufnahme aus, wird diese für die Mailbox der betreffenden Rufnummer eingerichtet. Unter "Ziele" können Sie sie später wieder verändern.

1. Neue Ansage einrichten

Neue Ansage erstellen
  1. Geben Sie der Ansage einen eindeutig wiedererkennbaren Namen. Für den Fall, dass Sie sie später ändern möchten, können Sie sie schnell in Ihrem NETCOLOGNE Cloud PBX Konto erkennen.
  2. Klicken Sie dann auf die "Durchsuchen"-Schaltfläche, um die Sprachdatei auf Ihrem PC zu finden. Laden Sie bitte Dateien im Format .wav oder .ogg hoch. Diese Datei wird zur Mailbox-Ansage Ihrer im Schritt "Rufnummer" gewählten Nummer. Sie können sie später über "Ziele" verändern oder ersetzen.
  3. Mit "Speichern und weiter" geht es zum nächsten Schritt.

2. Bestehende Ansage verwenden

Bestehende Ansage auswählen
  1. Sie können auch eine bereits bestehende Ansage nutzen, zum Beispiel eine zuvor hochgeladene. NETCOLOGNE bietet Ihnen aber auch fertige Standardansagen an. Wenn Sie das Play-Symbol rechts in der Zeile der Ansage klicken, können Sie die Nachricht anhören.
  2. Ein Klick auf die gewünschte Ansage wählt die Nachricht als Mailbox-Ansage aus. Mit "Speichern und weiter" gelangen Sie zum nächsten Schritt. Damit haben Sie eine Mailbox-Ansage für die von Ihnen im Schritt "Rufnummer" definierte Nummer eingerichtet.

3. Keine Ansage verwenden

  1. Sie können die Mailbox-Ansage auch weglassen. Klicken Sie dazu einfach auf "Keine Ansage verwenden". Gut zu wissen: Wenn Sie keine Ansage einrichten, aktiviert sich die so genannte Basisregel, eine Weiterleitung, die voreingestellt ein Freizeichen ertönen lässt. Sie können sie unter der betreffenden Nummer aussuchen. Sie können aber auch eine bereits eingerichtete Mailbox als Basisregel nutzen.
  2. Mit "Speichern und weiter" kommen Sie zum nächsten Schritt.
Keine Ansage verwenden

Ziele anlegen

Benennen Sie nun ein IP-Endgerät als Ziel, zum Beispiel ein Telefon. Nehmen Sie dazu ein neues Endgerät oder nutzen Sie ein bereits eingerichtetes.

1. IP-Endgerät anlegen: Automatische Konfiguration

Ziel anlegen - Automatische Konfiguration

Finden Sie Ihr IP-Endgerät in der Auswahl, können Sie es automatisch einrichten (autoprovisionieren). Dafür sind folgende Eingaben nötig:

  1. Treffen Sie die Auswahl des Endgeräts.
  2. Geben Sie dem Ziel einen Namen.
  3. Nennen Sie die MAC-Adresse Ihres Geräts. Sie finden Sie auf der Rückseite des IP-Telefons.
  4. Vergeben Sie eine zwei- bis dreistellige Durchwahl, über die die Teammitglieder sich innerhalb der Telefonanlage untereinander erreichen.
  5. Setzen Sie ein Häkchen bei "Vollautomatische Konfiguration aktivieren".
  6. "Speichern und weiter" bringt Sie zum nächsten Schritt.

2. IP-Endgerät anlegen: Manuelle Konfiguration

Ziel anlegen

Ist Ihr IP-Telefon nicht aufgeführt, müssen Sie es per Hand konfigurieren. Nutzen Sie dazu die detaillierte Anleitung unter Endgeräte unter dem betreffenden Gerät.

  1. Klicken Sie im Dropdown-Menü auf "Anderer Hersteller".
  2. Benennen Sie Ihr IP-Endgerät.
  3. Definieren Sie eine zwei- bis dreistellige interne Durchwahl.
  4. Ein Klick auf "Speichern und weiter" bringt Sie zum nächsten Schritt.

3. Bestehendes Endgerät verwenden

Bestehendes Ziel wählen

Haben Sie schon vorher IP-Geräte als Ziel eingerichtet, können Sie sie hier auswählen.

  1. Wählen Sie "bestehendes Ziel verwenden".
  2. Klicken Sie auf das gewünschte Ziel aus der Liste.
  3. "Speichern und weiter" bringt Sie zum nächsten Schritt.

Wartemusik

Nun bestimmen Sie die Wartemusik. Sie können wählen zwischen bereits bestehenden oder eine neue anlegen.

1. Neue Wartemusik anlegen

Wartemusik anlegen
  1. Benennen Sie die neue Wartemusik bitte eindeutig, damit Sie sie später wiederfinden.
  2. Per Upload nutzen Sie die gewünschte Datei.
  3. Ein Klick auf "Speichern und weiter" installiert die Wartemusik.

2. Bestehende Wartemusik verwenden

Bestehende Wartemusik wählen
  1. Klicken Sie auf "bestehende Wartemusik verwenden".
  2. Nun sehen Sie fertige NETCOLOGNE-Wartemusik-Dateien und Dateien, die Sie schon hochgeladen haben. Wählen Sie eine aus.
  3. Ein Klick auf "Speichern und weiter" installiert die Wartemusik und bringt Sie zum nächsten Schritt.

Rufnummer

Rufnummer einrichten
  1. Sie können eine aktivierte Nummer wählen oder eine noch nicht aktive. Wenn Sie eine Nummer bearbeiten, die schon genutzt wird, überschreiben Sie damit die bestehenden Regeln der Weiterleitung.
  2. Nutzen Sie das Drop-Down-Menü, um zu bestimmen, welche Nummer als ausgehende Nummer übermittelt werden soll.
  3. Die standardmäßige Routingregel finden Sie unter "Weiterleitungsziel wählen". Sie besteht aus dem Endgerät und der Mailbox, welche unter "Ansagen" definiert wurde. Nun können Sie die Routingregel verändern. Achten Sie darauf, dass Ihr IP-Endgerät weiterhin als Weiterleitungsziel besteht. Nur so kann ein Anruf erfolgen, wenn die Nummer des Geräts angewählt wird.
  4. Mit "Speichern und weiter" sichern Sie die Konfiguration und gelangen zum nächsten Schritt.

Mitarbeiter

Hier definieren Sie, ob das Konto dem Administrator oder einem Mitarbeiter zugeordnet wird.

Bestehenden Mitarbeiter zuweisen

Bestehenden Mitarbeiter zuweisen
  1. Richten Sie das Konto als Administratoren-Konto ein, kommen Sie direkt zur Übersicht, weil das Admin-Konto schon vorher angelegt wurde. Es hat die notwendigen Informationen bereits von selbst übernommen.
  2. Mit "Speichern und weiter" kommen Sie zum nächsten Schritt.

Neuen Mitarbeiter anlegen

Neuen Mitarbeiter anlegen
  1. Klicken Sie auf "Neuen Mitarbeiter anlegen".
  2. Nennen Sie Vornamen, Familiennamen und E-Mail-Adresse des Teammitglieds.
  3. "Speichern und weiter" bringt Sie zum nächsten Schritt.

Passwort generieren

Passwort setzen
  1. Bestimmen Sie, ob das Teammitglied beim ersten Login sein Passwort ändern soll.
  2. "Speichern und weiter" bringt Sie zum nächsten Schritt.

Mitarbeiterberechtigungen auswählen

Berechtigungen zuweisen
  1. Bestimmen Sie, ob das Teammitglied berechtigt sein soll, kostenlose oder kostenpflichtige Weiterleitungen einzurichten.
  2. Bestimmen Sie, ob das Teammitglied eigenständig Ansagen ändern darf.
  3. Definieren Sie Telefon-, Fax- und Konzernnummern, Ziele und Ansagen, auf die das Teammitglied zugreifen können darf.
  4. "Speichern und weiter" sichert Ihre Einstellungen und bringt Sie zum nächsten Schritt.

Zusammenfassung

Zusammenfassung der Einrichtung
  1. Nun können Sie noch einmal alle Ihre Einstellungen und Angaben überprüfen. Mit "Speichern und weiter" bestätigen Sie die Konfiguration, über das Stift-Symbol neben den Angaben können Sie Korrekturen vornehmen.

Manuelle Konfiguration: Weitere Schritte erforderlich

Einrichtung erfolgreich - Ziele konfigurieren

Wurde Ihr IP-Endgerät nicht automatisch eingerichtet (autoprovisioniert) und ist es auch nicht auf der Liste der automatisch einrichtbaren Geräte zu finden, gehen Sie nach dem Einrichtungsassistenten in die manuelle Einrichtung.

  1. Ein Klick auf "Benutzerdaten SIP-Konto" beginnt den Download von Informationen, die in das Telefon übertragen werden müssen.
  2. Auch als PDF können Sie sich die Daten downloaden.
  3. Nun können Sie zurück zum Startbildschirm gehen und einen neuen Nutzer einrichten.

Automatische Konfiguration: Keine weiteren Schritte erforderlich

Einrichtung erfolgreich

Haben Sie Ihr IP-Gerät autoprovisioniert, sind Sie jetzt fertig - Sie können sofort telefonieren.

  1. Sie können sich ein PDF mit der Übersicht aller Einstellungen herunterladen.
  2. Wenn Sie zurück zum Startbildschirm des Einrichtungsassistenten gehen, können Sie einen weiteren Nutzer anlegen.