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Kontakte importieren (CSV)

Über den Navigationspunkt Kontakte in Ihrem NetCologne Cloud PBX Konto haben Sie die Möglichkeit all Ihre Kontakte zu speichern und über Ihr Cloud PBX Konto direkt auf diese zugreifen zu können, sie zu ergänzen oder zu ändern. Mit der Funktion die Kontakte per CSV-Datei hochzuladen, können Sie ganz einfach und bequem mit einem Mal all Ihre Kontakte in Ihr Cloud PBX Konto importieren. 

Dazu müssen Sie zunächst die gewünschten Kontakte in einer CSV-Datei auflisten. Anschließend müssen Sie diese CSV-Datei in Ihr NetCologne Cloud PBX Konto importieren. Unten finden Sie die Anleitungen zu den einzelnen Vorgehensschritten.

Nutzen Sie das Programm Excel, um eine Tabelle mit den gewünschten Kontakten und Kontaktinformationen zu erstellen. Zu folgenden Punkten können Sie Angaben machen:

  • Titel
  • Vorname
  • Nachname
  • Firma
  • Straße
  • PLZ
  • Ort
  • E-Mail (geschäftlich)
  • E-Mail (privat)
  • Festnetz (geschäftlich)
  • Festnetz (privat)
  • Mobilfunk (geschäftlich)
  • Mobilfunk (privat)
  • Fax (geschäftlich)
  • Fax (privat).
Kontaktimport per CSV: Bei Excel eine Tabelle anlegen
  1. Geben Sie in die erste Zeile die Felder, zu denen Sie Angaben machen möchten, ein.
  2. Tragen Sie die jeweiligen Informationen zu den Feldern ein. Sie können auch Felder frei lassen, sofern Sie keine Angaben machen möchten.

Im NetCologne Cloud PBX Konto finden Sie unter dem Menüpunkt "Kontakte" eine CSV-Vorlage als Beispiel zum Downloaden.

Kontaktimport per CSV: CSV-Datei erstellen

Nachdem Sie die Tabelle ausgefüllt haben, müssen Sie diese auf Ihrem PC unter einem gewünschten Ordner speichern.

  1. Hier geben Sie den gewünschten Datei-Namen ein.
  2. Um die Excel-Datei als eine CSV-Datei abzuspeichern, müssen Sie als Dateityp "CSV UTF-8 (Trennzeichen-getrennt)" wählen.
  3. Klicken Sie auf "Speichern".
Kontakte per CSV importieren
  1. Um Ihre Kontakte per CSV in die NetCologne Telefonanlage zu importieren, wählen Sie zunächst in Ihrem NetCologne Cloud PBX Konto „Kontakte“ aus.
  2. Anschließend klicken Sie auf „Kontakte importieren (CSV)“, um die CSV-Datei hochzuladen. 
Einstellungen des CSV imports
  1. In diesem Schritt wählen Sie Ihre zu importierende CSV-Datei aus.
    Bitte beachten Sie, dass Sie keine überflüssigen Leerzeilen in Ihrem Dokument verwendet haben, da die Datei sonst nicht hochgeladen werden kann.
  2. Basierend auf der Einstellung Ihres CSV Exports wählen Sie das zu verwendete Trennzeichen und die Zeichen, mit denen die Felder umschlossen sind, aus.
  3. Sollten Sie in der ersten Zeile Ihres Dokuments Felderbezeichnungen stehen haben, die Sie mit importieren möchten, setzen Sie bitte hier ein Häkchen.
  4. Wenn Sie schon bestehende Daten vor dem Import löschen möchten, haken Sie bitte "Ja" an.

    Fahren Sie fort, indem Sie auf den Button "Hochladen und weiter" klicken.

Hinweis
Im nächsten Schritt werden Sie dazu aufgefordert, die Felder eines Kontaktes den entsprechenden Werten in Ihrer CSV-Datei zuzuweisen. Beachten Sie bitte, dass die Felder Vorname und Nachname befüllt werden müssen. Datensätze ohne Vor- und Nachname werden automatisch übersprungen und nicht importiert.

Kontaktimport per CSV: Feldzuweisung
  1. Bitte weisen Sie den Feldern eines Kontaktes die entsprechenden Werte in Ihrer CSV-Datei zu. Enthält Ihre CSV-Datei keine passenden Werte, setzen Sie die Auswahl bitte auf "Keine Zuweisung".
  2. Wenn Sie alle „Feldzuweisungen“ eingerichtet haben, wählen Sie „Weiter zur Ergebniskontrolle“ aus.
Kontaktimport per CSV: Ergebniskontrolle
  1. Bei der „Ergebniskontrolle“ haben Sie nun noch einmal alle eingegebenen Ergebnisse im Überblick und können gegebenenfalls Ihre Angaben erweitern oder korrigieren.
  2. Wenn alle Angaben korrekt sind, klicken Sie auf „Jetzt importieren“.
Übersicht der vorhandenen Kontakte
  1. Jetzt erscheinen Ihre importierten Kontakte in der Übersicht der „Kontakte“ auf die Sie nun jederzeit zugreifen können.  

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