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Allgemein

Jede Sprachrufnummer muss auf ein Ziel verweisen, damit mit ihr telefoniert werden kann. Das kann ein IP-Telefon, ein Softphone, eine Fritz-Box sein oder Rufgruppen, Weiterleitungen oder Mailboxen.

Zuerst zeigen wir Ihnen, wie die Schnelleinrichtung der Rufnummer funktioniert. Dabei geht es hauptsächlich um die Zuordnung der Nummer zu einem Ziel.

Dann behandeln wir die einzelnen Typen der Weiterleitung, das Anruffiltern und Weiterleitungsziele. So können Sie zum Beispiel zeitaktivierte Weiterleitungen einrichten, um optimal erreichbar zu sein. Zu bestimmten Zeiten werden eingehende Anrufe dann an unterschiedliche Ziele weitergeleitet.

Navigation

  1. Mit einem Klick auf das Stift-Symbol starten Sie die Bearbeitung der Rufnummer.
Sprachrufnummern bearbeiten

Schnelleinrichtung

So gehen Sie bei der Zuordnung der Rufnummer zu einem Ziel vor:

Schnelleinrichtung Vewendungstyp Sprache
  1. Definieren Sie zuerst "Sprache" als Verwendungstyp, damit auf dieser Nummer telefoniert werden kann.
  2. Ein Klick auf "Weiterleitungsregel anlegen" bringt Sie zum nächsten Schritt.
Schnelleinrichtung Weiterleitungstyp 1
  1. Nun definieren Sie Weiterleitungstyp 1 als Regel. Ist das Telefon frei, wird es nun immer zuerst angesteuert. Ist das Telefon besetzt, greift die Basisregel oder eine andere zuvor definierte Weiterleitung.
  2. Definieren Sie das Ziel:
    • Unser Beispiel zeigt die Weiterleitung an das IP-Endgerät "NetGear".
    • Wählen Sie "nach Unbegrenzt" aus, wird direkt, ohne Verzögerung weitergeleitet. Unser IP-Telefon "NetGear" wird also direkt klingeln, wenn die Verbindung zur Nummer steht.

Jetzt haben Sie die Telefonnummer auf dieses Ziel eingestellt. Ab sofort kann diese Nummer angerufen werden.

Detaillierte Einrichtung

Hier finden Sie genaue Beschreibungen und Hilfe zu Weiterleitungstypen, Anruffiltern und Weiterleitungszielen.

Ein Klick auf das Stift-Symbol in der Rufnummernliste bringt Sie zur Übersicht der Sprachrufnummer. Nun können Sie Einstellungen vornehmen und Weiterleitungsregeln bestimmen.

Weiterleitung Basisregel
  1. Wollen Sie einen anderen Verwendungstyp wie Fax- oder Konferenznummer einstellen, nutzen Sie das Drop-Down-Menü.
  2. Wenn Sie eine Rufnummer aktivieren, ist sie noch keinem Gerät zugeordnet, sie führt noch nirgendwo hin. Deshalb müssen Sie an dieser Stelle mindestens eine Weiterleitung einrichten und auf ein IP-Gerät verweisen. Ein Klick auf "Neue Weiterleitung anlegen" startet diesen Prozess.
  3. Stellen Sie keine Weiterleitung ein, greift die sogenannte Basisregel. Dies ist standardmäßig eine Mailbox-Ansage von NETCOLOGNE. Wenn Sie möchten, können Sie diese Ansage nun im Drop-Down-Menü durch eine eigene Ansage oder ein Freizeichen ersetzen. Dieses Freizeichen ertönt dann, wenn die entsprechende Rufnummer angerufen wird. Es signalisiert, dass die Rufnummer zwar vergeben, allerdings mit keinem Endgerät verbunden ist. Es klingelt kein Telefon.

Ihre Rufnummer

Weiterleitungsregeln einrichten

Nach Ihrem Klick auf "Neue Weiterleitung anlegen", können Sie nun eigene Weiterleitungsregeln anlegen. Damit steuern Sie eingehende Anrufe auf andere Ziele um und optimieren Ihre Erreichbarkeit. Dafür können Sie zum Beispiel Zeiten definieren, in denen weitergeleitet wird. Auch können Sie Regeln mit unterschiedlichen Zielen definieren. Sie können so viele Regeln einrichten, wie Sie möchten und diesen Regeln auch noch Prioritätsreihenfolgen geben.

  1. Definieren Sie als Verwendungstyp der Nummer "Sprache".
  2. Geben Sie der Weiterleitung einen prägnanten Namen, z.B. "Weiterleitung für Wochenenden".
  3. Nun bestimmen Sie, welche Priorität die Weiterleitung bekommt. Weiterleitungen mit Priorität 1 greifen immer als erste und sollten deshalb zu Ereignissen gehören, die andere überlagern können. Feiertags- oder Urlaubsregeln können zum Beispiel Werktagsregeln überlagern. Deshalb ist es sinnvoll, ihnen die Priorität 1 zu geben, während normale Werktagsregeln Priorität 2 bekommen. Falls Urlaubs- und Feiertage keine Rolle spielen, könnten auch Tage mit veränderten Arbeitszeiten die Priorität 1 bekommen.
  4. Im nächsten Schritt wählen Sie den Weiterleitungstyp und richten die Weiterleitung ein. Genauere Hinweise dazu finden Sie im nächsten Bild.

Weiterleitungstyp auswählen und Weiterleitung einrichten

Lesen Sie jetzt mehr über die Weiterleitungstypen und darüber, wie Sie sie einrichten.

Weiterleitungstyp 1

Weiterleitungstyp 1: Weiterleitung ohne Regel
  1. Wollen Sie keine spezielle Regel anlegen und die Weiterleitung soll immer greifen, nutzen Sie Weiterleitungstyp 1.

Weiterleitungstyp 2: Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Wochentag

Weiterleitungstyp 2: weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Wochentag
  1. Soll die Regel an bestimmten Wochentagen und Uhrzeiten greifen, wählen Sie den Weiterleitungstyp 2.
  2. Definieren Sie, an welchen Wochentagen die Weiterleitung aktiv sein soll.
  3. Bestimmen Sie die Uhrzeiten, zu denen die Weiterleitung aktiv sein soll.

Wollen Sie unterschiedliche Wochentage und unterschiedliche Uhrzeiten einstellen, müssen Sie mehrere Regeln anlegen.

Weiterleitungstyp 3: Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Datum

Weiterleitungstyp 3: Weiterleitung mit Zeitsteuerung nach Datum
  1. Soll die Regel an ausgewählten Daten und Uhrzeiten gelten, nutzen Sie Weiterleitungstyp 3. Sie können dabei mehrere Daten mit einer einzigen Weiterleitungsregel einstellen.
  2. Bestimmen Sie das Datum, an dem die Weiterleitungsregel aktiv sein soll.
  3. Bestimmen Sie die Uhrzeiten, zu denen die Weiterleitung aktiv sein soll.
  4. Wollen Sie ein weiteres Datum hinzufügen, beginnen Sie mit einem Klick auf "Neue Bedingung anlegen".

Anruffilter für anonyme Anrufe

Anruffilter für anonyme Anrufe

Sie haben zwei Möglichkeiten, wenn Sie einen Anruffilter nutzen wollen:

  1. Wollen Sie anonyme Anrufe filtern, aktivieren Sie die Option "Filter für anonyme Anrufe". Sie leiten damit anonyme Anrufe auf ein Weiterleitungsziel, zum Beispiel eine Mailbox.

Falls immer alle Anrufe auf ein Ziel wie eine Mailbox geleitet werden sollen, ist dafür eine eigene Regel vorteilhaft. Wählen Sie dazu den Weiterleitungstyp 1 zusammen mit dem Filter für anonyme Anrufe. Wenn Sie ihr dann noch die Priorität 1 geben, gilt sie immer, auch an Feiertagen und in Urlauben.

Individuelle Anruffilter

Individuelle Anruffilter
  1. Wollen Sie Anrufe von einzelnen Nummern, von Orts- oder Ländervorwahlen herausfiltern und auf ein bestimmtes Ziel wie eine Mailbox-Ansage weiterleiten, setzen Sie diesen Filter. 
  2. Tippen Sie die Rufnummern, Orts- oder Ländervorwahlen ein, ohne Leerzeichen oder Sonderzeichen. Mit * als Platzhalter können Sie Nummern bestimmter Vorwahlen definieren. Klicken Sie auf das Fragezeichen-Symbol, um Beispiele zu sehen, wie Sie die Rufnummern eingeben können, damit sie richtig gefiltert werden.

Auch für Anruffilter ist es vorteilhaft, eine eigene Weiterleitung mit Priorität 1 einzurichten, siehe Anruffilter für anonyme Anrufe.

Weiterleitungsziel wählen

Weiterleitungsziel einrichten Schritt 1
  1. Definieren Sie das Ziel der Weiterleitung für die Nummer. Das können Rufnummern, Mailboxen oder IVRs sein. Wollen Sie eine IVR nutzen, hilft Ihnen der Beitrag "IVR einrichten".
  2. Mit einem Klick auf "Neues Weiterleitungsziel anlegen" können Sie auch andere Ziele auswählen. Nach einer von Ihnen zu bestimmenden Zeit wird dann auf diese weitergeleitet.
Weiterleitungsziel einrichten Schritt 2
  1. Haben Sie ein zusätzliches Ziel definiert, können Sie bestimmen, wohin der Anruf weitergeleitet wird, wenn das erste Ziel nicht erreichbar ist. Telefonieren Sie zum Beispiel mit dem Gerät aus der ersten Zeile, kann eine Person, die gleichzeitig dieses Gerät anruft, auf ein anderes Ziel weitergeleitet werde. Haben Sie im ersten Ziel allerdings eine Mailbox angegeben, ist ein zweites Ziel nicht sinnvoll, da dieses nicht mehr angesprochen werden kann.
  2. Definieren Sie, ab welcher Zeitspanne der Anrufer auf das zweite Ziel geleitet werden soll.

Speichern oder weitere Weiterleitung anlegen

Weiterleitungsziel einrichten Schritt 3
  1. Mit "Weiterleitung speichern" schließen Sie die Einrichtung von Weiterleitungen ab.
  2. Mit "Neue Weiterleitung anlegen" können Sie noch mehr Weiterleitungen bestimmen.

Neue Weiterleitung anlegen

Neue Weiterleitung anlegen

Wollen Sie noch weitere Weiterleitungen anlegen, tun Sie folgendes:

  1. Benennen Sie die zweite Weiterleitung, zum Beispiel "Weiterleitung Samstag und Sonntag".
  2. Bestimmen Sie die Priorität der zweiten Weiterleitung. (Priorität 1 hat Vorrang vor Priorität 2. Ausnahmen sollten also immer Priorität 1 bekommen, regelmäßige Ereignisse Priorität 2.)
  3. Gehen Sie wie oben beschrieben bei der Einrichtung der neuen Weiterleitungen vor. Weiterleitungen können Sie dabei auch aktivieren, deaktivieren oder löschen. Klicken Sie dazu auf den grünen Haken, den roten Kreis oder den Papierkorb.

Unsere "Fallbeispiele Weiterleitungen" geben Ihnen praktische Einblicke in das Vorgehen bei der Einrichtung von Weiterleitungen.